Stjórn Vátryggingafélags Íslands hf. hefur boðað til aðalfundar í félaginu sem haldinn verður í höfuðstöðvum félagsins að Ármúla 3, 108 Reykjavík, fimmtudaginn 19. mars 2020. Athygli er vakin á því að jafnframt verður gefinn kostur á rafrænni þátttöku á fundinum. Fundurinn hefst kl. 16:00.
Dagskrá fundarins er svohljóðandi:
Hluthöfum gafst kostur á að fá mál tekin fyrir á hluthafafundi með því að leggja fram skriflega eða rafræna kröfu fyrir 9. mars sl. Engin slík krafa hefur borist félaginu og því stendur dagskráin sem fylgdi fundarboði þann 27. febrúar sl. óbreytt.
Í ljósi þeirrar óvissu sem uppi er um áhrif COVID-19 heimsfaraldursins dregur stjórn félagsins til baka tillögu stjórnar um arðgreiðslu. Leggur stjórn jafnframt til að aðalfundur taki ákvörðun um að fresta afgreiðslu dagskrárliðar 3 varðandi það hvernig fara skuli með hagnað félagsins, og að ákvörðun um greiðslu arðs verði frestað til framhaldsaðalfundar, sem haldinn verði innan tveggja mánaða frá aðalfundardegi. Verði tillaga um frestun samþykkt mun stjórn leggja fram endurskoðaða tillögu um arðgreiðslu fyrir boðun þess fundar. Að öðru leyti standa tillögur stjórnar eins og þær voru birtar þann 27. febrúar sl.
Í fundarboði var upplýst um að atkvæðagreiðsla á fundinum muni fara fram í gegnum stafrænt kosningakerfi sem ber heitið Lumi AGM (https://www.lumiglobal.com/). Í ljósi þess að Landlæknir og Almannavarnir hafa lýst yfir neyðarástandi vegna útbreiðslu COVID-19 hefur stjórn félagsins jafnframt ákveðið að bjóða upp á fullgilda rafræna þátttöku á fundinum án þess að hluthafar séu viðstaddir á fundarstað. Hægt verður að fylgjast með fundinum í gegnum vefstreymi auk þess sem hluthafar geta kosið rafrænt og borið upp skriflegar spurningar í gegnum Lumi snjallforritið eða vefsíðu Lumi https://www.lumiglobal.com/. Rafræn þátttaka mun því jafngilda mætingu á fundinn og veita rétt til þátttöku í honum að öðru leyti.
Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á því að sækja fundinn rafrænt eru hvattir til að senda félaginu afrit af skilríkjum sínum á netfangið fjarfestatengsl@vis.is við allra fyrsta tækifæri en eigi síðar en kl. 12:00 á fundardegi. Eftir kl. 10 á fundardegi, eða ef beiðni berst síðar, við fyrsta tækifæri eftir að beiðni um rafræna þátttöku berst, fá hluthafar og/eða umboðsmenn þeirra leiðbeiningar og aðgangsupplýsingar sendar í gegnum örugga gagnagátt með auðkenningu rafrænna skilríkja.
Allir hluthafar, hvort sem þeir mæta til fundarins í höfuðstöðvum félagsins eða taka þátt með rafrænum hætti, eru hvattir til að hlaða niður smáforriti Lumi AGM í eigin snjalltæki, en jafnframt geta þeir greitt atkvæði í gegnum vefslóð Lumi AGM eða fengið snjalltæki að láni á fundarstað.
Upplýsingar um fundarboð, sem vísast til að öðru leyti en hér greinir, tillögur stjórnar um breytingar á samþykktum félagsins og greinargerð með þeim, skýrslu tilnefninganefndar, sem inniheldur m.a. tillögur nefndarinnar að samsetningu stjórnar, má finna á vefsíðu félagsins á slóðinni www.vis.is/vis/fjarfestar/hluthafafundur/.
Önnur gögn vegna aðalfundar, s.s. ársskýrsla félagsins, skýrsla um framkvæmd starfskjarastefnu og enskar þýðingar fundargagna verða gerð aðgengileg eigi síðar en föstudaginn 13. mars n.k. á vefsíðu félagsins: https://www.vis.is/vis/fjarfestar/hluthafafundur/.
VÍS biðlar til allra hluthafa að gæta að fyllsta hreinlæti í kringum fundinn og virða fyrirmæli yfirvalda um sóttkví og nýta sér frekar rafræna atkvæðagreiðslu hafi þeir ferðast um áhættusvæði fyrir fundinn, finni fyrir flensueinkennum eða telji sig hafa verið útsetta fyrir smiti.
Komi til samkomubanns mun VÍS leita allra leiða til að aðalfundur geti farið fram með sem eðlilegustum hætti m.t.t. aðstæðna og fyrirmæla stjórnvalda.
Reykjavík, 13. mars 2020
Stjórn Vátryggingafélags Íslands hf.